Cómo viaja un pedido de punta a punta, y cómo hacemos que nadie lo pierda de vista.
01 Hoy
Hoy, un mismo pedido vive en siete lugares.
El resultado
El sistema dice 20. En el almacén hay 10.
En su cabezaEl historial de precios lo tengo yo
En conversaciónLas compras de China las cierro yo
En un ExcelMis siete fechas por embarque
En papelEl vale va impreso
De palabraEl material lo aviso cuando puedo
En bitácorasLa auditoría se arma al final
Al corteMe entero un año después
02 Lo que cuesta
Lo que cuesta no tener un solo lugar.
$2 a 3 millones
al año en penalizaciones de CFE. Miguel calcula que el 80% es ineficiencia propia, no exigencia del cliente.
$900,000
cuesta un solo caso: un producto que no estaba listo cuando venció el contrato. Nadie lo vio venir a tiempo.
2 millones
de sellos: la orden de República Dominicana que no se pudo atender por falta de capacidad operativa.
5 h → 20 min
es lo que tarda hoy un costeo de importación, contra lo que tomaría con la información en orden, según Ceci.
03 La raíz
Todo lo que duele sale de una sola cosa.
El trabajo no queda registrado en un solo lugar, y nada obliga a registrarlo cuando ocurre.
A
Cada quien guarda su versión
SAE solo se usa para facturar
La logística vive en el Excel de una persona
El mismo dato se captura hasta diez veces
B
Nada obliga a registrar
La auditoría ISO se arma diez minutos antes
Los incidentes de personal quedan sin respaldo
Una pieza se repite sin autorización clara
C
Lo que se sabe vive en personas
El historial de precios está en la memoria de una persona
Las compras internacionales se ven después
Nadie sigue el pedido completo
D
Lo real y lo registrado no coinciden
El sistema dice 20 y hay 10
El material se usa antes de que contabilidad sepa que llegó
Los atrasos de importación se juntan hasta volverse multa
E
La información no regresa
No hay dónde ver cómo va cada pedido
La cobranza con CFE se persigue a mano
No hay tablero en planta
04 La idea
Un solo lugar donde vive el pedido.
Motor es la columna vertebral: cada paso del pedido se registra ahí, en el momento y desde donde ocurre.
SAE sigue facturando como hoy y no se toca. De ahí se pueden leer clientes, productos y proveedores para arrancar, en cuanto se confirme el acceso.
Cada quien da de alta lo suyo, en el momento. Lo que se registra, todos lo ven al mismo tiempo.
05 El recorrido
Sigamos un pedido: una licitación de CFE.
Gaby carga la licitación una sola vez.
Se gana: lo cotizado pasa a vale, sin recapturar.
Del vale sale la lista de insumos, nacional o de China.
Cada estatus que se actualiza lo ve todo el equipo.
Se da de alta al llegar y el inventario se mueve al momento.
El vale viaja a piso con sus cuatro firmas.
Calidad libera y el pedido sale con su registro completo.
06 Se gana
La licitación se carga una sola vez.
Al inicio el historial está vacío. Cada licitación que se carga queda guardada con su precio y su resultado, y así Gaby va teniendo con qué comparar al cotizar la siguiente de esa división.
Al ganar, lo cotizado pasa a vale. Cambia de formato, no se vuelve a capturar.
Licitación CFE · División Sureste
Abierta
Folio CFE-0427Entrega en 90 días
Lo cotizado en esta división
Precio propio
Competencia, si se conoce
Esta cotización
Vale AS-0427 creado
Pantalla de ejemplo, con el historial ya armado.
07 Se compra
Del vale sale la lista de insumos.
Hoy Gaby arma esa lista a mano. Qué falta comprar se calcula contra el inventario, que arranca con un conteo físico.
MaterialOrigenQuiénEstatus
ResinaNacionalComprasPedido
Cinta con códigoChinaCeciEn camino
Tinta especialChinaCeciSin proveedor
Regla: una compra ligada a una entrega no puede quedar sin proveedor ni fecha. Si pasa, el pedido se bloquea y avisa a Lourdes.
Pantalla de ejemplo.
08 En camino
Un solo estatus, visible para todos.
HechoOrden de compra emitida
HechoFecha comprometida por el proveedor
AhoraEn el barco, llega en 18 días
SigueAduana y entrega a almacén
El estatus lo actualiza una persona, no se conecta con las navieras. Si una fecha se vence sin actualización, llega una alerta.
Pantalla de ejemplo.
09 Llega al almacén
Cada entrada se da de alta al llegar.
El sistema dice
20
En el almacén hay
10
Se cuenta el almacén una vez: ese es el punto de partida.
Después cada entrada se da de alta con su código de lote. El escáner ayuda, alguien confirma.
El desperdicio se registra en la misma acción que lo genera.
Desde el conteo inicial, los dos números parten iguales.
Regla: ninguna entrada se cierra sin conteo físico en el momento.
10 Se fabrica y se verifica
Después, el vale llega a piso con cuatro firmas.
En piso, el dispositivo hace una sola cosa: registrar cada etapa. Alguien tiene que confirmarla.
Firmado Grabado
Firmado Arranque
Firmado Calidad
Firmado Liberación
Regla: el vale no cierra sin las cuatro firmas, con fecha y hora que no se corrigen. El papel sigue en paralelo hasta que el auditor de CFE valide el registro digital.
11 Los avisos
El sistema avisa, y alguien tiene que contestar.
FechaLlega la fecha de entrega comprometida y no hay registro de entrada.
4 horasAviso por WhatsApp a Eloína con dos botones.
12 horasSe replica a Mónica y Compras.
24 horasEscala a Lourdes y Miguel. Lourdes puede detener el siguiente paso.
Motor
MotorPO-1234 tenía entrega hoy y lleva 4 horas sin registro de entrada.
RegistrarReportar faltante
MotorPO-1234 sigue sin registro. Se avisó a Eloína hace 12 horas.
Motor · UrgentePO-1234 lleva 24 horas sin atender. Queda en tu cola.
