Cómo viaja un pedido de punta a punta, y cómo hacemos que nadie lo pierda de vista.
01 Hoy
Hoy, un mismo pedido vive en siete lugares.
El resultado
El sistema dice 20. En el almacén hay 10.
En su cabezaEl historial de precios lo tengo yo
En conversaciónLas compras de China las cierro yo
En un ExcelMis siete fechas por embarque
En papelEl vale va impreso
De palabraEl material lo aviso cuando puedo
En bitácorasLa auditoría se arma al final
Al corteMe entero un año después
02 Lo que cuesta
Lo que cuesta no tener un solo lugar.
$2 a 3 millones
al año en penalizaciones de CFE. Miguel calcula que el 80% es ineficiencia propia, no exigencia del cliente.
$900,000
cuesta un solo caso: un producto que no estaba listo cuando venció el contrato. Nadie lo vio venir a tiempo.
2 millones
de sellos: la orden de República Dominicana que no se pudo atender por falta de capacidad operativa.
5 h → 20 min
es lo que tarda hoy un costeo de importación, contra lo que tomaría con la información en orden, según Ceci.
03 La raíz
Todo lo que duele sale de una sola cosa.
El trabajo no queda registrado en un solo lugar, y nada obliga a registrarlo cuando ocurre.
A
Cada quien guarda su versión
SAE solo se usa para facturar
La logística vive en el Excel de una persona
El mismo dato se captura hasta diez veces
B
Nada obliga a registrar
La auditoría ISO se arma diez minutos antes
Los incidentes de personal quedan sin respaldo
Una pieza se repite sin autorización clara
C
Lo que se sabe vive en personas
El historial de precios está en la memoria de una persona
Las compras internacionales se ven después
Nadie sigue el pedido completo
D
Lo real y lo registrado no coinciden
El sistema dice 20 y hay 10
El material se usa antes de que contabilidad sepa que llegó
Los atrasos de importación se juntan hasta volverse multa
E
La información no regresa
No hay dónde ver cómo va cada pedido
La cobranza con CFE se persigue a mano
No hay tablero en planta
04 La idea
Un solo lugar donde vive el pedido.
Motor es la columna vertebral: cada paso del pedido se registra ahí, en el momento y desde donde ocurre.
SAE sigue facturando como hoy y no se toca. Motor solo lee de ahí, nunca escribe, en cuanto se confirme el acceso al servidor.
Cada quien da de alta lo suyo, en el momento. Lo que se registra, todos lo ven al mismo tiempo.
05 Cómo se arma
Cómo se arma la columna vertebral.
Ya existe o se configura
SAE: sigue facturando, sin tocarse.
Odoo Inventory: inventario con código de lote. Se configura, no se desarrolla.
Aspel PROD: está pagado y desconectado. Se revisa si se puede reconectar.
Se construye a la medida
Vale Digital de Planta, con sus cuatro firmas y la calidad integrada.
Comercial de licitaciones: historial, gate de compras y logística de embarques.
Conocimiento: alertas, registro de incidencias y escalamiento a Lourdes.
Motor solo lee de SAE
Nunca escribe en él. El acceso al servidor se confirma en la Fase 1.
Costos mensuales
Licencia y hosting de Odoo y la mensajería de WhatsApp. Se convienen a la hora de contratarlos.
06 Por qué Odoo
Por qué Odoo.
El inventario ya está resuelto.
Lotes, entradas y salidas vienen probados. Se configura, no se desarrolla.
Se conecta con lo que se construye a la medida.
El vale, las reglas y las alertas se hablan con el inventario.
Crece por módulos.
Si más adelante quieren sumar otras áreas, hay por dónde crecer.
Lo internacional se construye a la medida en cualquiera.
Ceci cotizó SAP, Oracle y Odoo y llegó a la misma conclusión. Conviene partir de la base más ligera.
07 Qué hay que comprar
Qué hay que comprar.
Con el alcance del blueprint
SAE sigue facturando
Odoo en su versión gratuita (Community): $0 de licencia.
Hosting: Odoo.sh o un servidor propio. Se cotiza aparte.
Mensajería de WhatsApp para los avisos, según el proveedor.
Si también pasan la facturación a Odoo
Odoo Enterprise, plan Custom: US$18 por usuario al mes el primer año y US$23 después, con pago anual.
Con unos 8 usuarios: ≈ US$146 al mes (≈ Mex$2,640) y luego ≈ US$181 (≈ Mex$3,280).
PAC para timbrar (Solución Factible, Quadrum o SW Sapien): se paga por timbre, a cotizar con el PAC.
El certificado de sello digital (CSD) es el mismo con el que facturan hoy.
La factura electrónica de México (CFDI 4.0) no viene en la versión gratuita de Odoo: requiere Enterprise. Precios de la página de Odoo para México, sin IVA. Los dólares son aproximados al cambio de hoy (US$1 ≈ Mex$18.1) y todo se confirma al cotizar. Son costos mensuales a convenir a la hora de contratarlos.
08 Lo que construimos
Lo que construimos encima.
Fase 2
Vale Digital de Planta
Nace con los datos del pedido y trae plantilla por producto. No se graba sin diseño autorizado, no se marca listo si el conteo no cuadra y no cierra sin las cuatro firmas. Con la calidad integrada y un tablero de avance.
Fase 4
Comercial de licitaciones
Cada convocatoria se carga una vez para las 16 divisiones, con su historial. Si una compra no tiene proveedor ni fecha, el pedido se bloquea. Cada embarque lleva sus siete campos de estatus.
Fase 5
Conocimiento
Alertas por WhatsApp o correo, registro digital de incidencias con firma y fecha, y escalamiento a Lourdes y, a las 24 horas, a Miguel.
Fases 1 y 3
Enlaces
Lectura de SAE, que nunca se modifica, y conexión con Odoo Inventory, que se configura con código de lote y conteo físico al recibir.
Odoo no se usa como viene: estos módulos se desarrollan a la medida de AS Systems y se conectan con el inventario.
09 El recorrido
Sigamos un pedido: una licitación de CFE.
Gaby carga la licitación una sola vez.
Se gana: lo cotizado pasa a vale, sin recapturar.
Del vale sale la lista de insumos, nacional o de China.
Cada estatus que se actualiza lo ve todo el equipo.
Se da de alta al llegar y el inventario se mueve al momento.
El vale viaja a piso con sus cuatro firmas.
Calidad libera y el pedido sale con su registro completo.
10 Se gana
La licitación se carga una sola vez.
Al inicio el historial está vacío. Cada licitación que se carga queda guardada con su precio y su resultado, y así Gaby va teniendo con qué comparar al cotizar la siguiente de esa división.
Al ganar, lo cotizado pasa a vale. Cambia de formato, no se vuelve a capturar.
Licitación CFE · División Sureste
Abierta
Folio CFE-0427Entrega en 90 días
Lo cotizado en esta división
Precio propio
Competencia, si se conoce
Esta cotización
Vale AS-0427 creado
Pantalla de ejemplo, con el historial ya armado.
11 Se compra
Del vale sale la lista de insumos.
Hoy Gaby arma esa lista a mano. Qué falta comprar se calcula contra el inventario, que arranca con un conteo físico.
MaterialOrigenQuiénEstatus
ResinaNacionalComprasPedido
Cinta con códigoChinaCeciEn camino
Tinta especialChinaCeciSin proveedor
Regla: una compra ligada a una entrega no puede quedar sin proveedor ni fecha. Si pasa, el pedido se bloquea y avisa a Lourdes.
Pantalla de ejemplo.
12 En camino
Un solo estatus, visible para todos.
HechoOrden de compra emitida
HechoFecha comprometida por el proveedor
AhoraEn el barco, llega en 18 días
SigueAduana y entrega a almacén
El estatus lo actualiza una persona, no se conecta con las navieras. Si una fecha se vence sin actualización, llega una alerta.
Pantalla de ejemplo.
13 Llega al almacén
Cada entrada se da de alta al llegar.
El sistema dice
20
En el almacén hay
10
Se cuenta el almacén una vez: ese es el punto de partida.
Después cada entrada se da de alta con su código de lote. El escáner ayuda, alguien confirma.
El desperdicio se registra en la misma acción que lo genera.
Desde el conteo inicial, los dos números parten iguales.
Regla: ninguna entrada se cierra sin conteo físico en el momento.
14 Se fabrica y se verifica
Después, el vale llega a piso con cuatro firmas.
En piso, el dispositivo hace una sola cosa: registrar cada etapa. Alguien tiene que confirmarla.
Firmado Grabado
Firmado Arranque
Firmado Calidad
Firmado Liberación
Regla: el vale no cierra sin las cuatro firmas, con fecha y hora que no se corrigen. El papel sigue en paralelo hasta que el auditor valide el registro digital.
15 Los avisos
El sistema avisa, y alguien tiene que contestar.
Se detectaUna compra ligada a una entrega queda sin proveedor ni estatus a tiempo. El pedido se bloquea.
A LourdesLas desviaciones de los cuatro módulos llegan a ella. Puede detener el siguiente paso hasta resolverlo.
24 horasSin respuesta, escala a Miguel y queda en una cola para que Lourdes vea qué pasó.
Motor
MotorLa compra PO-1234 tiene entrega en 7 días y no tiene proveedor ni estatus. El pedido quedó bloqueado.
Motor · Para LourdesDesviación pendiente: compra PO-1234. Puedes detener el siguiente paso.
Motor · UrgentePO-1234 lleva 24 horas sin atender. Escaló a Miguel y quedó en la cola.
Los avisos llegan por WhatsApp o correo.
16 El equipo
Lo que cambia para cada quien.
Miguel
Dirección general
HoyDecide las compras solo.
Con MotorDecide igual. El equipo lo ve ese día.
Lourdes
Finanzas y costeo
HoyRecalcula cada costeo desde cero.
Con MotorVe las desviaciones al registrarse y puede detener el paso.
Gaby
Ventas y licitaciones
HoyLleva el historial en la cabeza.
Con MotorCada licitación queda guardada y, con el tiempo, la consulta al cotizar.
Mónica
Pedidos y facturas
HoyArma el vale y captura de palabra.
Con MotorEl vale nace del pedido y el dato llega al momento.
Ceci
Importaciones
HoySiete fechas en su Excel.
Con MotorActualiza una vez y todos lo ven.
Micaela
Calidad e ISO
HoyArma la auditoría al final.
Con MotorSaca el reporte de lo registrado, cualquier día.
Eloína y Gabino
Almacén y planta
HoyRegistran después, si alcanza.
Con MotorDan de alta al momento, donde ocurre.
Todos
Ven el mismo estatus de lo que se registra.
17 No es magia
Esto no es magia.
Tablero de pedidos
Sigue vacío
Licitación CFE-0427sin datoRegistrado
Compra PO-1234sin datoRegistrado
Embarque de Chinasin datoRegistrado
Entrada al almacénsin datoRegistrado
Una varita no llena el tablero.
Lo llena la gente que da de alta lo que pasa, cuando pasa.
Sin alta, no hay dato.
Sin dato, no hay aviso.
Sin aviso, vuelve el Excel.
18 Lo que le toca a cada quien
Lo que le toca a cada quien.
Miguel
Dirección general
Registra sus compras internacionales en el momento en que las decide.
Lourdes
Finanzas y costeo
Atiende en 24 horas lo que le llega y decide si se detiene el paso.
Gaby
Ventas y licitaciones
Da de alta cada licitación y su cotización, y marca si se gana o se pierde.
Mónica
Pedidos y facturas
Sigue facturando en SAE y revisa el vale que nace del pedido.
Ceci
Importaciones
Actualiza el estatus de cada embarque cada vez que cambia.
Micaela
Calidad e ISO
Firma la liberación de cada vale y acompaña al equipo todos los días.
Eloína y Gabino
Almacén y planta
Registran cada entrada con su conteo físico y cada salida, en el momento.
Operadores
Piso de producción
Fase 2
Confirman el inicio y el fin de cada etapa en la tablet.
Si alguien no registra, el sistema no se entera.
19 Las reglas
Cinco cosas que el sistema no deja saltar.
Comercial
Ninguna compra ligada a una entrega queda sin proveedor, fecha y estatus.
Una ampliación de contrato de 1.8 millones se descubrió dos semanas antes de vencer.
Calidad
Toda repetición de una pieza queda atada a quien la autorizó.
Se perdieron dos mil piezas porque la revisión de esa hora no se hizo.
Planta
El vale no cierra sin las cuatro firmas ni se marca listo si el conteo no cuadra.
Hoy las firmas en papel se pueden tachar.
Inventario
Ninguna entrada se cierra sin conteo físico.
Se perdieron 5,000 piezas de un lote de 51,000 y nunca quedó reflejado.
Incidentes
Ningún incidente cierra sin firma y fecha. A las 24 horas escala.
Un caso ya se perdió por falta de evidencia por escrito.
20 Qué se registra
Qué se registra desde el inicio y qué se va llenando.
Desde que arranca cada módulo
Cada licitación y cada pedido nuevo se registra una sola vez.
Vales con firmas, fecha y hora.
Compras y embarques con un solo estatus.
Entradas y salidas del almacén, con conteo físico.
Desviaciones que llegan a Lourdes.
Se importa al arrancar, ya ordenado
Licitaciones y contratos abiertos, con sus fechas.
Plantillas de vale por producto, hoy en Excel, ya ordenadas.
Clientes, productos y proveedores, desde SAE si se confirma el acceso.
Conteo físico inicial del almacén.
Embarques en curso, del Excel de compras ya ordenado.
Se va llenando con el uso
Historial de precios y resultados por licitación.
Comparativo de costeos de importación.
Tiempos reales de entrega de cada proveedor.
Desperdicio y repeticiones por producto.
Indicadores de calidad, que hoy no existen.
Cada área ordena sus Excel antes de importarlos, con el formato que TRiAGE le indique. Si traen columnas o datos distintos, no se pueden importar tal cual.
21 La inversión
Las fases y lo que cuesta cada una.
Primer alcance
Fase 1 Confirmación técnica
Semanas 1 a 3
Acceso al servidor de SAE, revisión de Aspel PROD y una persona de referencia.
Anticipo, semana 1: $178,250
Primer alcance
Fase 2 Planta
Semanas 4 a 9
Vale digital, firmas, tablero de avance y tres checkpoints.
Cierre, semana 9: $100,875
Después
Fases 3 y 4 Inventario y Comercial
Semanas 10 a 17
Odoo Inventory con lote, historial de licitaciones, gate de compras y logística.
Semana 17: $60,525
Después
Fase 5 Conocimiento
Semanas 18 a 19
Alertas, registro de incidencias y escalamiento a Lourdes.
Entrega final, semana 19: $40,350
$380,000 MXN
Inversión total, con el crédito de $23,500 del Blueprint ya aplicado. Cada pago va atado a un checkpoint verificable.
Fases 1 y 2: $279,125
Anticipo más cierre de Fase 2. Mantenimiento: $9,000 al mes los primeros 3 meses y $6,000 al mes desde el mes 4.
22 Cómo arrancamos
Cómo arrancamos.
Para empezar necesitamos
1 · Acceso de solo lectura al servidor de SAE, y revisar Aspel PROD.
2 · Una persona de referencia todos los días: Micaela, con respaldo de Miguel y Lourdes.
3 · La red de la nueva planta lista.
4 · Nombre, correo y función de cada persona del equipo.
5 · El material de arranque (contratos, plantillas de vale, conteo del almacén), ordenado por cada área, con el formato que TRiAGE le indique, antes de importarlo.
Lo que el sistema no hace solo
Que el equipo lo use. Eso lo decide la dirección: el registro tiene que ser parte obligatoria del trabajo.
